Integritetspolicy

 

Personuppgiftsansvarig i verksamheten är
Louise Frykell
Sadelmakare Louise Frykell
Yttervägen 1A, 74431 Heby
0738910411
sadelmakarelf@gmail.com

 

Personuppgifter är uppgifter som kan kopplas till en levande, fysisk person. Det kan vara namn, adress, telefonnummer, personnummer eller mailadress. Det kan också vara uppgifter om en persons fysiska eller psykiska hälsa, intressen eller en bild på personen ifråga. Drivs ett företag som enskild firma är dess organisationsnummer en personuppgift.
I det är dokumentet kan du läsa om vilka personuppgifter som jag samlar in, varför jag gör det och vad uppgifterna används till.

Om du har frågor om hur dina uppgifter hanteras, vilka uppgifter som finns sparade om dig eller andra frågor som rör detta är du alltid välkommen att kontakta mig. Du har rätt att begära ut ett registerutdrag för att se vilka personuppgifter om dig som finns registrerade. Begäran ska ske skriftligen och skrivas under av den vars uppgifter den gäller. Uppgifterna skickas spårbart och brevet löses ut hos ombud mot uppvisande av legitimation, för att säkerställa att de hamnar i rätta händer. Utskicket innehåller ett utdrag ur kundregistret + de protokoll (från sadelprovningar och -reparationer/omstoppningar/kontroll av skicket) som finns sparade när begäran görs. Ett utdrag per kalenderår är kostnadsfritt. Du har rätt att få felaktiga uppgifter rättade, och i vissa fall även att få uppgifter raderade om de inte längre behövs för det ändamål de samlats in för.

 

Vilka uppgifter som registreras och i vilket syfte

Personuppgifter samlas in för att jag ska kunna fullfölja avtalet och min förpliktelser gentemot dig som kund, dvs för att utföra och leverera den vara eller tjänst som du beställt med påföljande betalning. Uppgifterna hanteras i enighet med gällande lagstiftning och riktlinjer från svenska myndigheter. Jag samlar in de uppgifter som behövs i varje fall enligt nedan.

PersonnummerRegistreras i de fall kunden önskar betala i efterskott mot faktura. Personnumret används för att kontrollera kundens/kredittagarens identitet och uppgifter mot folkbokföringsregistret som en del i att säkerställa att fakturan ställs på rätt person, och i de fall jag finner det befogat göra en kreditupplysning innan köpet kan genomföras. Om kunden inte betalar enligt fordran, trots påminnelse, lämnas ärendet vidare till Kronofogdemyndigheten för indrivning, vilket också underlättas av att ha ett fullständigt personnummer på personen ifråga. Vill kunden av någon anledning inte ge ut sitt personnummer kan betalning istället göras mot förskottsfaktura eller kontant mot kvitto, vilket framgår av företagets betalningsvillkor.

 

Organisationsnummer Om kunden är ett företag registreras organisationsnummer på samma sätt och i samma syfte som en privatpersons personnummer (se ovan).

 

Förnamn + efternamn

Adress
Mobilnummer/telefonnummer

Mail/e-postadress
En faktura ska enligt gällande riktlinjer innehålla kundens namn och adress. Fakturor skickas i de flesta fall via e-post till kunden. Kundens e-postadress och mobilnummer används också för att ta kontakt med kunden för att påminna om en förfallen faktura innan en officiell betalningspåminnelse skickas ut, om betalning inte inkommit på fakturans förfallodag.
När kunden vill få en vara skickad, krävs dessa uppgifter för att kunna boka frakten online: uppgifterna används av fraktbolaget för att kunna leverera varan samt avisera att paketet är på väg respektive att den finns att hämta hos ombudet.

 

Registrerade personuppgifter används inte i syfte att kontakta kunden gällande annat än det avtal som träffats oss emellan. De används heller inte i marknadsföringssyfte, för att skicka ut reklam eller dylikt.

 

Vid sadelprovning dokumenteras även andra uppgifter som är relevanta för utrustningens användning, funktion och passform. Vilka uppgifter som är relevanta kan variera från tillfälle till tillfälle, men det rör sig om uppgifter om: vilken inriktning ekipaget har för sin träning/tävling (påverkar vad som krävs av utrustningen för att den ska fungera optimalt och även på vilket sätt hästen arbetar och ryttaren bör sitta i sadeln), hästens ålder och hur länge ryttaren ridit hästen, hästens dagsform och fysiska status (påverkar utrustningens passform och även förutsättningarna för att prova ut utrustningen på hästen), ryttarens fysiska form i den mån detta påverkar sadeln och/eller hur den ligger på hästen (noteras för att kunna göra en korrekt bedömning av utrustningens passform på hästen och om någon särskild åtgärd bör göras, för att kunna ge kunden rekommendationer. Noteras enbart om det finns ett handikapp eller en skada som har faktiskt inverkan på hästens utrustning.), hur hästen rör sig/beter sig vid användning av utrustningen + hur ryttaren sitter/upplever sadeln + mina reflektioner över detta (noteras för att kunna göra en korrekt bedömning av utrustningens passform på hästen och om någon särskild åtgärd bör göras, för att kunna ge kunden rekommendationer kring utrustningen vilket är vad tjänsten går ut på).
De noteringar som görs vid en sadelprovning skrivs ned på ett särskilt protokoll. Dokumentationen är en del av tjänsten. Rättslig grund: avtal.
OBS! Det ovan gäller sadelutprovningar som utfördes innan 2018-05. I dagsläget utför jag inte denna tjänst (sadelprovning) eftersom jag håller på att utforma nya rutiner kring dokumentationen vid sadelprovning med anledning av de nya bestämmelserna i GDPR. Informationen om dessa protokoll finns med här eftersom tidigare protokoll (från 2016-2018) fortfarande finns sparade. När de nya rutinerna är på plats kommer den här informationen att uppdateras.

 

När uppgifter lämnas ut till tredje part

 

Registrerade personuppgifter kan i vissa fall komma att lämnas ut till tredje part, enligt följande:

  • Kronofogdemyndigheten. Om kunden underlåter att betala en faktura som avtalat lämnas ärendet vidare till KFM för indrivning av skulden.

  • Fraktbolaget som anlitas för att skicka/leverera en vara till kunden. Uppgifter som lämnas: namn, adress, e-postadress, mobilnummer. Fraktbolaget förbinder sig då att inte använda uppgifterna till annat än detta och att inte lagra uppgifterna längre än nödvändigt för att fullfölja sina åtaganden.

  • Företag som anlitas för att göra en kreditupplysning, i de fall en sådan tas. Företaget förbinder sig då att inte använda uppgifterna till annat än detta och att inte samla in andra uppgifter än de som tjänsten omfattar.

  • Polis eller annan myndighet. I de fall jag är skyldig att överlämna personuppgifter och annan information till polis eller annan myndighet, enligt gällande lagstiftning, kommer jag att göra detta.

 

Hur länge sparas de registrerade uppgifterna?

 

Företagets kundregister används för fakturering och finns i företagets bokföringsprogram. I kundregistret sparas uppgifter för kunder som betalat mot faktura (i förskott eller i efterskott) – kunder som betalar kontant mot ett enklare kvitto läggs inte in i kundregistret.
Uppgifterna sparas i kundregistret i
ett (1) år, räknat från när den senaste fakturan/kvittot skrevs ut. (Detta gäller under förutsättning att det inte finns några obetalda fakturor utställda på kunden.) Därefter tas de bort eller (om det inte är möjligt) avidentifieras. När en kund avidentifierats i kundregistret, kan de uppgifter som fanns sparade där inte länge läsas.

 

Fakturor och kvitton är en del av företagets bokföring och måste därför sparas i sju (7) år enligt bokföringslagen.
Detsamma gäller
kvitton, fakturor och fraktsedlar från fraktbolag.

 

Protokoll från sadelprovning och reparation/omstoppning/kontroll av sadelns skick finns endast i fysisk form (på papper). De sparas i tre (3) år från det att de upprättats, för att underlätta vid eventuell reklamation eller när uppföljning av arbetet görs.

 

Mail, Messenger-konversationer och sms raderas löpande efter avslutad kontakt i det aktuella ärendet.

 

Säkerhetsåtgärder vid hantering av personuppgifter

 

Sadelmakare Louise Frykell har vidtagit tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de sparade personuppgifterna från obehörig tillkomst, ändring eller radering.

Kommentera

Publiceras ej